Institution: CityLAB Berlin (Projekt der Technologiestiftung Berlin)
Projektname: BärGPT
Projektbeschreibung
BärGPT ist ein Open-Source-KI-Assistent für Beschäftigte der Berliner Verwaltung. Das System unterstützt bei typischen Verwaltungsaufgaben wie z.B. der Analyse und Zusammenfassung von Dokumenten, die Erstellung und das Lektorat von Texten sowie Wissensmanagement. BärGPT kann aber auch für andere Anwendungsfälle genutzt werden wie Ideenfindung und Prozessoptimierung. So wurde es z.B. im Bereich Personalfindung für Auswahlverfahren genutzt, um Prozesse zu optimieren und zu verkürzen und fachlich spezifische Fragen zu erarbeiten.
BärGPT entstand aus einer gemeinsamen Initiative der Senatskanzlei Berlin und dem CityLAB Berlin. Ausgangspunkt waren Workshops mit Verwaltungsmitarbeitenden verschiedener Berliner Behörden, in denen konkrete Anwendungsfälle für generative KI identifiziert wurden. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde zunächst ein erster Prototyp entwickelt und getestet und anschließend in mehreren Iterationen gemeinsam mit den späteren Nutzenden weiterentwickelt. Dabei wurden von Anfang an Service-Design-Methoden eingesetzt, um eine ganzheitliche nutzerzentrierte Lösung zu gewährleisten.
Ein besonderer Fokus lag dabei auf den Anforderungen der Verwaltung. Deshalb verfügt BärGPT über Funktionen wie eine dauerhaft verfügbare Dokumentenablagen, transparente Quellenangaben am Ende von Ausgaben, sowie die Möglichkeit, mit verwaltungsspezifischen Dokumenten und Wissensbeständen zu arbeiten (Funktion „Verwaltungswissen“). Dadurch werden die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse verbessert und das Risiko fehlerhafter oder unbelegter Inhalte reduziert. Die Funktionen werden weiterhin iterativ auf Basis von Rückmeldungen weiterentwickelt.
BärGPT kombiniert eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche, die mit Nutzenden ausführlich getestet wurde, mit Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Transparenz. Die Lösung basiert vollständig auf europäischen Technologien, nutzt Open-Source-Komponenten und wird auf einer souveränen Cloud-Infrastruktur betrieben, die in Deutschland gehostet wird.
Seit dem Rollout im November 2025, haben sich über 15.000 Beschäftigten der Berliner Verwaltung als Nutzende registriert und der Bedarf ist weiter steigend. Das letzte Release (Juni 2026) umfasst die Einbindung von zwei Sprachmodellen (Mistral Small und Mistral Medium) um verschiedenen Nutzungsanforderungen gerecht zu werden, die Möglichkeit der Eingabe von personenbezogenen Daten gemäß geltender Datenschutzvorgaben, eine neue Darstellungsvariante für die Funktion Verwaltungswissen und eine Neuerung in der Darstellung von Schriftarten, damit Beschäftige Dokumente direkt im Berliner Design exportieren können.
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
Der technische Innovationsgrad von BärGPT liegt in der Verbindung moderner generativer KI mit den besonderen Anforderungen der Verwaltung. Vor der Entwicklung wurde eine Marktanalyse durchgeführt, die zeigte, dass bestehende Lösungen entweder die Anforderungen der Verwaltung nicht erfüllten oder Defizite bei Usability und Funktionalität aufwiesen. BärGPT wurde daher konsequent aus den Bedürfnissen von Verwaltungsmitarbeitenden heraus entwickelt und integriert Funktionen wie persistente Dokumentenverwaltung, Retrieval-Augmented Generation (RAG) und transparente Quellenangaben.
Zur Verwaltungsmodernisierung trägt BärGPT bei, indem es Beschäftigte bei ihren Tätigkeiten unterstützt. Die Erstellung von Vorlagen, Analysen, Berichten, Vermerken oder Entscheidungsvorlagen wird beschleunigt, ohne die Nachvollziehbarkeit zu beeinträchtigen. Gleichzeitig fördert das Projekt den Kompetenzaufbau im Umgang mit KI innerhalb der Berliner Verwaltung und stärkt ihre Innovationsfähigkeit.
Kürzlich wurde eine Websuche als stark nachgefragte Funktion technisch umgesetzt und wird zeitnah ausgerollt. Zudem befindet sich die Anbindung weiterer Datenquellen über MCP-Schnittstellen in der Umsetzung. Geplant sind unter anderem die Integration von Parla zur Recherche parlamentarischer Dokumente sowie die Anbindung des Berliner Open-Data-Portals (https://www.parla.berlin/ & https://daten.berlin.de/) . Erste Tests verliefen bereits erfolgreich. Diese Erweiterungen verbessern die Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualität relevanter Informationen.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
BärGPT erzeugt ökonomischen Nutzen vor allem durch Produktivitätssteigerungen und die effizientere Nutzung vorhandener personeller Ressourcen. Angesichts des demografischen Wandels und des zunehmenden Fachkräftemangels in der öffentlichen Verwaltung unterstützt BärGPT Beschäftigte dabei, zeitaufwändige Aufgaben schneller zu erledigen. Besonders bei der Analyse umfangreicher Dokumente, der Erstellung von Textentwürfen, der Recherche in Wissensbeständen sowie der Vorbereitung von Entscheidungen können erhebliche Zeitgewinne erzielt werden. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen und Verwaltungsleistungen effizienter erbringen. In einem Report der englischen Regierung, wurde eine durchschnittliche Zeitersparnis von 26 Minuten pro Tag durch die Nutzung von generativer KI in der Verwaltung ermittelt.
Als Open-Source-Lösung kann BärGPT nachgenutzt und übernommen werden. Die Investition in eine souveräne Open-Source-KI-Lösung schafft somit langfristige wirtschaftliche Vorteile und stärkt die Innovationsfähigkeit der Verwaltung bei gleichzeitig kontrollierbaren Betriebskosten.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Die Nachhaltigkeit von BärGPT basiert auf technologischen, organisatorischen und strategischen Faktoren. Technologisch setzt das Projekt auf Open-Source-Komponenten. Dadurch werden Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern reduziert und die langfristige Weiterentwicklung sowie Anpassbarkeit der Lösung sichergestellt.
Organisatorisch wurde BärGPT von Beginn an gemeinsam mit Nutzenden entwickelt. Die enge Einbindung der Verwaltung fördert Akzeptanz und kontinuierliche Verbesserung. Das Feedback der Nutzenden fließt fortlaufend in die Weiterentwicklung ein, wodurch die Lösung dauerhaft an aktuelle Anforderungen angepasst werden kann. Neben einem direkten Feedback-Kanal gibt es regelmäßig Tests und Workshops bei Konferenzen und Veranstaltungen.
Auch die Skalierung trägt zur Nachhaltigkeit bei: BärGPT wurde Schritt für Schritt skaliert, um sicherzustellen, dass man kein IT-Großprojekt aufstellt, das dann den Anforderungen nicht entspricht. Der erste MVP kam aus der Finanzierung für das CityLAB Berlin. Für den Betrieb und die Weiterentwicklung wurden mittlerweile zusätzliche Mittel bereitgestellt, und es besteht ein klares politisches Bekenntnis zur Fortführung des Projekts. Gleichzeitig stärkt BärGPT die internen Kompetenzen im Bereich Künstliche Intelligenz und schafft eine Grundlage für weitere digitale Innovationen in der Berliner Verwaltung.
Durch die Kombination aus Open-Source-Technologien, iterativer Skalierung, organisatorischer Verankerung und kontinuierlicher Weiterentwicklung ist BärGPT als dauerhaft nutzbare Infrastruktur für die digitale Transformation der Verwaltung angelegt.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
BärGPT basiert auf europäischen Technologien und Infrastrukturkomponenten und die Ausrichtung auf digitale Souveränität war von Anfang an einer der wichtigsten Punkte, in der Entscheidung eine Eigenentwicklung voranzutreiben. Die eingesetzten Sprachmodelle stammen vom europäischen Anbieter Mistral, der Betrieb erfolgt auf einer souveränen Cloud-Infrastruktur des deutschen Anbieters Stackit. Gleichzeitig ist BärGPT vollständig Open Source und wird auf Github veröffentlicht.
Dadurch reduziert das Projekt strategische Abhängigkeiten von außereuropäischen Plattformen und schafft mehr Kontrolle über Daten, Systeme und technologische Weiterentwicklungen. Besonders in der Verwaltung ist dies von hoher Bedeutung, da sensible Informationen verarbeitet werden und rechtliche Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit erfüllt werden müssen.
Darüber hinaus stärkt BärGPT die Handlungsfähigkeit der Verwaltung: Durch den Aufbau eigener Kompetenzen im Umgang mit KI sowie die Entwicklung und den Betrieb einer eigenen Lösung, werden wichtige Kompetenzen aufgebaut, sowohl im CityLAB Berlin als auch in den Behörden der Berliner Verwaltung.
BärGPT zeigt, dass leistungsfähige KI-Lösungen für die Verwaltung auch ohne technologische Abhängigkeiten von außereuropäischen Anbietern realisiert werden können und leistet einen konkreten Beitrag zu einer souveränen digitalen Infrastruktur.
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