Institution: BMDS

Projektname: EVB-IT digital

EVB-IT digital ist eine u.a. auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnittene Lösung, um Verträge und sonstige Dokumente automatisiert zu generieren.

Auf Basis individuell anpassbarer Vorlagen führt EVB-IT digital die Anwendenden Schritt für Schritt durch einen strukturierten Fragebogen und generiert daraus passgenau Verträge oder sonstige Dokumente. Die Software besteht aus zwei Komponenten:

  1. Mit dem EVB-IT digital Designer können Vertrags- oder Dokumentenvorlagen erstellt und angepasst werden.
  2. Mit dem EVB-IT digital Player können aus den Vorlagen mittels Interviewtechnik passgenaue Verträge oder Dokumente generiert werden.

EVB-IT digital ist besonders zum einfachen Einsatz konzipiert, z.B. in Behörden. Es besteht lediglich aus zwei HTML-Dateien, die Sie einfach lokal speichern und in Ihrem Web-Browser öffnen können. Andererseits kann EVB-IT digital auch als Cloud-Software fugieren, indem diese HTML-Dateien von einem Webserver angeboten werden, z.B. in einem Intranet.

Features:

  • Intuitive Vertragserstellung durch Interviewtechnik
  • Erstellung eigener Vorlagen (z.B. mit eigenen Klauselbibliotheken)
  • Einfache Erstellung dieser Vorlagen mit Hilfe einer NoCode-Oberfläche
  • Passwortschutz gegen unerwünschte Änderungen an Vorlagen
  • Einfache Nutzung der Software im Browser
  • Kommentierung von Interviewfragen mittels Karteikarten
  • Export des generierten Dokuments als .docx-Datei

Reifegrad: „EVB-IT digital“ ist seit 2025 produktiv im Einsatz, sowohl in Bundesinstitutionen, als auch Landesministerien und Kommunen. Mit der Anfang 2026 bereitgestellten Version 2.0 wurden zahlreiche Nutzer-Wünsche und -Feedback adressiert.

Das Vertragsgenerierungswerkzeug „EVB-IT digital“ ermöglicht auf Basis einer No-Code-Oberfläche im „EVB-IT digital Designer“ allgemeine Vertragsmuster (sogenannte „Playbooks“) zu erstellen, die dann mit Hilfe des „EVB-IT digital Players“ strukturiert und geleitet von Sachbearbeitern ausgefüllt werden und schlussendlich das konkrete Vertragsdokument elektronisch ausgibt.

Folgende, essentielle Innovationen wurden dabei erzielt:

  1. Trennung der Erstellung von Vertragsmuster / -vorlage (engl. „Template“) und Konkretisieren eines bestimmten Vertrages. Das erlaubt diese beiden Schritte, die ein sehr unterschiedliches Niveau an juristischem Wissen und Erfahrung erfordern, auf unterschiedliche Personen oder Personengruppen aufzuteilen. Dies ist die zentrale Innovation als Vertragsgenerierungswerkzeug.
  2. Auslieferung der Software als HTML-Dateien mit eingebettetem Java-Script. Das erlaubt „EVB-IT digital“ Betriebssystem-unabhängig mit einem Web-Browser zu verwenden, der lediglich Zugriff auf diese Datei(en) benötigt, sei es auf einem Webserver oder lokal im Dateisystem. Somit kann „EVB-IT digital“ sowohl „in der Cloud“ betrieben werden, egal ob in einem Intranet oder dem Internet, als auch als lokale App fugieren.

Eher gewöhnliche Innovationen sind:

  1. Verwendung einer No-Code-Oberfläche zur Vertragsmustererstellung. Das ermöglicht auch Anwendern ohne Programmierkenntnisse Vertragsmuster in Form von sogenannten „Playbooks“ zu erstellen.
  2. Bereitstellung von „EVB-IT digital“ auf openCode unter MIT-Lizenz, damit eine Zweitnutzung jedem offensteht, ggf. auch zur Integration in proprietäre Software-Projekte.

Durch die Betriebsystemunabhängigkeit und einfache Bedienung fördert „EVB-IT digital“ die Akzeptanz von Freier / Open Source Software (FOSS), insbeondere in Behörden auf Bundes, Landes und kommunaler Ebene. Darüber hinaus ist „EVB-IT digital“ ist intuitiv benutzbar und wurde Barriere-frei gestaltet.

EVB-IT digital“ vereinfacht die Verwendung der EVB-IT-Musterverträge („Vertragsvorlagen“) wesentlich durch seinen „all digital“-Ansatz und dem einfachen, zielgerichteten und geführten Erstellen eines konkreten Vertrages.

Die „Vertragsausfüller“, also die Nutzer von „EVB-IT-Playbooks“, benötigen ein wesentlich geringes Wissen und Erfahrung bei der Vertragsgestaltung, als es bei der herkömmlichen Anpassung und Nutzung eines EVB-IT-Mustervertrags notwendig ist. Daher können diese Tätigkeiten nun auch durch geringer qualifizierte Personen ausgeführt werden.

Nebenbemerkung: Mit Hilfe der EVB-IT-Musterverträge wird ein Großteil aller IT auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene beschafft, also Software, Hardware, IT-Dienstleistungen etc. Abschätzungen über das jährlich mittels der EVB-IT beschaffte Volumen nennen als untere Schranke mehrere Milliarden Euro.

  • Durch den „all digital“-Ansatz wird unnötige Papierverwendung minimieren.
  • „EVB-IT digital“ hat keine Abhängigkeiten zur Laufzeit.
  • Es wurde bewusst keine KI verwendet, da dies entweder eine externe Abhängigkeit zu einem KI-Service und seinem Anbieter zur Folge hätte, oder beim Einsatz eines lokalen KI-Modells großen Rechenleistungs- und Speicherbedarf impliziert. Somit ist „EVB-IT digital“ sehr Ressourcen-schonend und eine ökologisch optimierte Lösung.
  • „EVB-IT digital“ braucht zur Ausführung lediglich einen Web-Browser; es benötigt also keine besondere Hard- oder Softwareumgebung und ist somit auch Betriebssystem- und Plattform-unabhängig.
  • „EVB-IT digital“ ist Betriebssystem- und Plattform-unabhängig.
  • „EVB-IT digital“ ist von keinen externen Services abhängig.
  • „EVB-IT digital“ hat keine Laufzeit-Abhängigkeiten, außer einem beliebigen, halbwegs modernen Web-Browser als JavaScript-Laufzeitumgebung sowie zur Darstellung und Bedienung.
  • „EVB-IT digital“ verwendet ausschließlich FOSS-Komponenten unter permissiven („BSD-Style“) Lizenzen.
  • „EVB-IT digital“ ist somit vollständig FOSS unter permissiven („BSD-Style“) Lizenzen, und ermöglicht dadurch auch die Integration in proprietäre Software-Projekte.
  • „EVB-IT digital“ steht jedem zur Nachnutzung, Anpassung, Erweiterung etc. bereit, wie es entsprechend der vier Freiheiten Freier Software bei FOSS immer der Fall ist.