Institution: Stadtverwaltung Kaiserslautern
Projektname: Ferienprogramm
Projektbeschreibung
Das Projekt „Ferienprogramm“ ist eine webbasierte Open-Source-Software zur digitalen Organisation, Veröffentlichung, Anmeldung und Verwaltung kommunaler Ferienangebote für Kinder und Jugendliche. Es ersetzt bisher häufig papierbasierte und manuelle Prozesse wie Anmeldeformulare, Telefonanmeldungen, E-Mail-Abstimmungen und dezentrale Excel-Listen durch ein modernes, medienbrucharmes Fachverfahren.
Die Lösung bildet den gesamten Ablauf eines Ferienprogramms digital ab. Familien können Angebote online suchen, filtern und vergleichen sowie alle relevanten Informationen wie Zeitraum, Altersgruppe, Kosten, Treffpunkt, Anbieter und verfügbare Plätze einsehen. Dadurch entsteht ein transparenter und jederzeit zugänglicher Zugang zu kommunalen Angeboten.
Für Verwaltung und Träger bietet die Plattform Funktionen zur Erstellung, Pflege und Veröffentlichung von Angeboten sowie zur Verwaltung von Teilnehmenden. Anmeldungen, Kontaktdaten, Zahlungsstatus, Platzkapazitäten und besondere Hinweise wie Allergien oder Unterstützungsbedarfe können zentral verwaltet werden. Über PDF-Exporte lassen sich zudem einfach Teilnehmerlisten für die praktische Durchführung erstellen.
Die digitale Anmeldung ermöglicht eine strukturierte Erfassung aller notwendigen Daten, darunter Kinder- und Kontaktdaten, gesundheitliche Hinweise, Erziehungsberechtigte und Einverständniserklärungen. Einheitliche Formulare und Pflichtfelder verbessern die Datenqualität, reduzieren Rückfragen und verringern den Verwaltungsaufwand.
Der besondere Mehrwert liegt in der Wiederverwendbarkeit als kommunales Fachverfahren. Als Open-Source-Projekt kann die Lösung von Städten, Gemeinden, Landkreisen und sozialen Einrichtungen übernommen, angepasst und gemeinsam weiterentwickelt werden. Damit folgt sie dem Prinzip „Public Money – Public Code“ und schafft einen nachhaltigen digitalen Baustein für die öffentliche Verwaltung.
Das Projekt zeigt praxisnah, wie Open Source konkrete Verwaltungsprozesse verbessern kann: Familien erhalten einen einfacheren Zugang zu Angeboten, Mitarbeitende werden entlastet und kommunale Ferienprogramme können moderner, effizienter und digital souveräner organisiert werden.
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
Der technische Innovationsgrad des Projekts liegt in der Ende-zu-Ende-Digitalisierung eines vollständigen kommunalen Fachprozesses. Die Lösung verbindet ein öffentliches Serviceportal, digitale Angebotsdetailseiten, strukturierte Online-Anmeldung, Anbieter-Dashboard, Teilnehmerverwaltung und PDF-Export zu einem durchgängigen System. Damit werden nicht nur einzelne Formulare digitalisiert, sondern die gesamte Prozesskette von der Angebotserstellung über die Veröffentlichung bis zur Anmeldung und Durchführung modernisiert.
Die Software ist modular aufgebaut und trennt öffentliche Bürgeransicht und geschützten Verwaltungsbereich klar voneinander. Diese Architektur ermöglicht eine skalierbare Weiterentwicklung, etwa für mehrere Anbieter, weitere Standorte, unterschiedliche Angebotsarten, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie perspektivische Schnittstellen zu bestehenden kommunalen Systemen. Durch offene Standards und exportierbare Daten kann die Lösung in kommunale IT-Landschaften integriert und herstellerunabhängig weiterentwickelt werden.
Für die Verwaltungsmodernisierung ist besonders relevant, dass analoge und manuelle Arbeitsschritte reduziert werden. Anmeldungen müssen nicht mehr aus Papierformularen oder E-Mails übertragen werden. Teilnehmerlisten entstehen aus vorhandenen Daten. Freie Plätze, Gesamtplätze und Anmeldestatus sind zentral sichtbar. Dadurch werden Medienbrüche reduziert, Fehlerquellen minimiert und Verwaltungsabläufe beschleunigt.
Die Lösung ist außerdem nutzerzentriert gestaltet. Eltern finden Angebote über Suche, Filter und klare Detailseiten. Verwaltungsmitarbeitende erhalten übersichtliche Dashboards und strukturierte Teilnehmerdaten. Diese intuitive Bedienung erhöht die Akzeptanz digitaler Verwaltungsangebote und zeigt, dass Open-Source-Software auch im direkten Bürgerkontakt professionell, verständlich und vertrauenswürdig eingesetzt werden kann. Das Projekt leistet damit einen praktischen Beitrag.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
Das Projekt erzeugt ökonomischen Nutzen auf mehreren Ebenen: durch Zeitersparnis, geringere Prozesskosten, weniger Doppelarbeit, bessere Ressourcennutzung und hohe Nachnutzbarkeit. Ferienprogramme sind für Kommunen ein regelmäßig wiederkehrender Prozess. Wenn Anmeldungen, Angebotsverwaltung, Teilnehmerlisten und Platzkontrolle jedes Jahr manuell organisiert werden, entstehen erhebliche Aufwände in Fachabteilungen, Jugendhäusern und Verwaltungsstellen. Die Software reduziert diesen Aufwand durch strukturierte digitale Abläufe.
Angebote müssen nur einmal im System angelegt werden und können anschließend öffentlich dargestellt, aktualisiert und verwaltet werden. Eltern erhalten Informationen online, wodurch telefonische Rückfragen zu Terminen, Kosten, freien Plätzen und Kontaktdaten reduziert werden. Anmeldungen werden digital erfasst und stehen direkt in der Teilnehmerverwaltung zur Verfügung. Dadurch entfällt ein großer Teil manueller Übertragungen aus Papierformularen, E-Mails oder Telefonnotizen. Das spart Arbeitszeit und senkt gleichzeitig das Risiko fehlerhafter oder unvollständiger Daten.
Auch die operative Vorbereitung wird wirtschaftlicher. Teilnehmerlisten können per PDF exportiert werden, freie Plätze sind zentral nachvollziehbar und wichtige Informationen wie Allergien oder Besonderheiten stehen strukturiert bereit. Mitarbeitende können ihre Zeit stärker für Betreuung, Beratung und pädagogische Qualität einsetzen, statt administrative Routinearbeiten mehrfach zu erledigen.
Als Open-Source-Lösung entstehen zusätzliche wirtschaftliche Vorteile. Kommunen können Lizenzkosten und langfristige Herstellerabhängigkeiten reduzieren. Andere Städte und Gemeinden müssen keine eigene kostenintensive Individualentwicklung starten, sondern können auf einer vorhandenen Lösung aufbauen. Weiterentwicklungen können interkommunal geteilt werden. Dadurch entsteht ein Multiplikatoreneffekt: Eine einmal entwickelte Lösung kann in vielen Verwaltungen eingesetzt und angepasst werden.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Die Nachhaltigkeit des Projekts zeigt sich technisch, organisatorisch, ökologisch und gesellschaftlich. Technisch ist die Lösung nachhaltig, weil sie als Open-Source-Software angelegt ist und damit langfristig geprüft, betrieben, angepasst und weiterentwickelt werden kann. Der offene Ansatz verhindert, dass kommunales Wissen und öffentliche Investitionen in einer geschlossenen Einzellösung verschwinden. Stattdessen entsteht eine wiederverwendbare Grundlage, die von anderen Kommunen, IT-Dienstleistern, Trägern und der Open-Source-Community aufgegriffen werden kann.
Organisatorisch schafft die Software nachhaltige Prozesse. Wiederkehrende Aufgaben wie Angebotserstellung, Veröffentlichung, Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Listenerstellung werden standardisiert. Dadurch wird Verwaltungswissen nicht nur in einzelnen Personen oder individuellen Excel-Dateien gespeichert, sondern in nachvollziehbaren digitalen Abläufen abgebildet. Neue Mitarbeitende, weitere Anbieter oder zusätzliche Einrichtungen können leichter eingebunden werden, weil die Prozesse klar strukturiert sind.
Ökologisch reduziert die Lösung Papierverbrauch und unnötige Wege. Programmhefte, Anmeldeformulare, Kopien und manuell gepflegte Listen können teilweise oder vollständig durch digitale Informationen, Online-Anmeldungen und PDF-Exporte ersetzt werden. Auch wiederholte persönliche Vorsprachen oder Telefonabstimmungen werden verringert, weil viele Informationen online verfügbar sind.
Gesellschaftlich nachhaltig ist das Projekt, weil es Familien den Zugang zu Ferienangeboten erleichtert. Transparente Informationen zu Kosten, Alter, Zeitraum, Treffpunkt und Verfügbarkeit unterstützen eine bessere Planung und stärken Teilhabe. Die Lösung kann perspektivisch barriereärmer, mehrsprachiger und inklusiver ausgebaut werden.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
Das Projekt stärkt die Digitale Souveränität, weil es ein kommunales Fachverfahren als offene, nachvollziehbare und nachnutzbare Software bereitstellt. Die Verwaltung behält Kontrolle über Quellcode, Datenmodell, Betrieb, Weiterentwicklung und Schnittstellen. Dadurch werden Abhängigkeiten von proprietären Einzellösungen und exklusiven Herstellern reduziert. Anpassungen können eigenständig vorgenommen oder frei ausgeschrieben werden, ohne an ein geschlossenes Lizenz- oder Dienstleistermodell gebunden zu sein.
Besonders relevant ist dies, weil im Ferienprogramm personenbezogene Daten von Kindern, Eltern und Erziehungsberechtigten verarbeitet werden. Eine offene Lösung ermöglicht Transparenz über Datenflüsse, Formularlogik, Speicherstrukturen und Sicherheitsmaßnahmen. Kommunen können besser nachvollziehen, welche Daten erhoben werden, wie sie verarbeitet werden und welche Anforderungen an Datenschutz, Berechtigungen und Betrieb bestehen. Damit wird nicht nur technische, sondern auch organisatorische Souveränität gestärkt.
Die Software kann je nach kommunaler Strategie selbst betrieben, in einem kommunalen Rechenzentrum oder bei einem vertrauenswürdigen Dienstleister gehostet werden. Diese Betriebsfreiheit ist ein zentraler Bestandteil digitaler Souveränität. Sie ermöglicht, Datenhaltung und Betrieb an lokalen Datenschutz-, Sicherheits- und IT-Strategien auszurichten. Darüber hinaus fördert das Projekt digitale Souveränität durch Nachnutzung und Wissenstransfer. Andere Kommunen können die Lösung übernehmen, Anforderungen einbringen und Verbesserungen zurückgeben. So entsteht ein gemeinsamer Open-Source-Baustein für die öffentliche Verwaltung. Statt dass jede Kommune isoliert ähnliche Lösungen entwickelt oder einkauft, kann eine gemeinsame Codebasis entstehen. Das stärkt die Handlungsfähigkeit des öffentlichen Sektors, erhöht Kostentransparenz und fördert eine nachhaltige Open-Source-Kultur.
Abstimmung
Klicken Sie zuerst auf das Projekt und anschließend auf „Jetzt abstimmen“