Institution: Hochsauerlandkreis
Projektname: oxCAMPUS
Projektbeschreibung
Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, digitale Souveränität aufzubauen und gleichzeitig gewachsene Abhängigkeiten von Microsoft-basierten Arbeitsumgebungen zu überwinden. oxCAMPUS, entwickelt von Open-Xchange und ivicos und pilotiert mit dem Hochsauerlandkreis, bietet hierfür einen offenen Transformationspfad: einen integrierten, Open-Source-basierten Verwaltungsarbeitsplatz mit Groupware und moderner Kollaborationsumgebung.
Die Lösung verbindet die OX App Suite für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit ivCAMPUS als virtuellem Büro. Mitarbeitende erhalten einen zentralen digitalen Schreibtisch, in den auch weitere Anwendungen und Fachverfahren integriert werden können – ohne Medienbrüche und ohne Wechsel zwischen verschiedenen Systemen.
Das Besondere ist der schrittweise Transformationsansatz: Verwaltungen können zunächst ihre Groupware ablösen, anschließend Kollaborationsfunktionen ergänzen und die Plattform schrittweise um weitere Open-Source-Anwendungen wie sichere Kommunikation oder Projektmanagement erweitern. Auch Office-Anwendungen und Fachverfahren können perspektivisch integriert werden. Der Umstieg erfolgt ohne Big Bang und im eigenen Tempo.
ivCAMPUS bringt zusätzlich eine soziale Komponente in die digitale Zusammenarbeit: Mitarbeitende sehen, wer erreichbar ist, können spontan Kontakt aufnehmen und virtuelle Begegnungen wie im Büro ermöglichen. Das stärkt Zusammenarbeit, Teamgefühl und Führung auf Distanz.
Beim Hochsauerlandkreis ist ivCAMPUS bereits produktiv im Einsatz. Im Pilotprojekt wird oxCAMPUS zur vollständigen Plattform ausgebaut: Groupware, Social Intranet, Ticket-System und Videokonferenzlösungen werden in einer Oberfläche gebündelt und schrittweise durch offene Alternativen ergänzt.
Die Entwicklung erfolgt agil mit CI/CD-Prozessen und enger Einbindung von Verwaltungspartnern. Beide zugrunde liegenden Lösungen sind Open Source; eine Community-Version von oxCAMPUS soll auf OpenCoDE veröffentlicht werden. Betrieb in deutschen Rechenzentren, DSGVO-Konformität und SBOM-Unterstützung sichern die Anforderungen an Sicherheit und Nachnutzbarkeit. oxCAMPUS schafft damit einen offenen, souveränen Arbeitsraum für die Verwaltung – von der internen Zusammenarbeit bis zur Kommunikation mit Bürger:innen und Partnerorganisationen.
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
Die technische Innovation von oxCAMPUS liegt in der Widget-Technologie, die erstmals zwei (und perspektivisch viele) vollständige Produktschichten zu einem integrierten Verwaltungsarbeitsplatz verbindet: Die OX App Suite als ausgereifte Groupware-Alternative (E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben) und ivCAMPUS als virtuelles Büro mit Permanent-Präsenz und barrierearmen Bürger- und Partnerzugang. Die OX-Anwendungen erscheinen direkt als Widgets auf dem Schreibtisch der Mitarbeitenden, ohne Medienbruch, ohne Applikationswechsel. Über dieselbe Widget-Schnittstelle können Fachverfahren eingebunden werden. Damit löst oxCAMPUS nicht nur die Abhängigkeit von Microsoft, sondern auch die häufig übersehene Abhängigkeit von externen IT-Dienstleistern: Verschiedene Anwendungen und Anbieter können flexibel in den Schreibtisch integriert werden, die Verwaltung entscheidet, nicht der Dienstleister.
oxCAMPUS wird nach agilen Methoden mit kurzen Iterationszyklen und nutzerzentrierter Weiterentwicklung gemeinsam mit Verwaltungsanwendern entwickelt. oxCAMPUS ist vollständig webbasiert und strebt Barrierefreiheit (WCAG 2.1 AA) an. Durch offene APIs und die Widget-Technologie kann die OS-Community eigene Widgets für ihre Anwendungen für den oxCAMPUS-Schreibtisch einbringen. Die offene API-Architektur bildet zugleich die technische Grundlage für künftige KI-gestützte Verwaltungsdienste und -agenten. Im HSK-Piloten sind bereits die OS-Anwendungen Colibo (Social Intranet) und Zammad (KI-gestützte Serviceplattform) eingebunden.
Der Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung ist dreifach: Erstens werden Microsoft Exchange und langfristig auch Office durch den modularen Transformationspfad ersetzt – jeder Schritt für sich sinnvoll, kein riskanter Big Bang. Zweitens werden Medienbrüche eliminiert: statt zehn Fenster und fünf Passwörtern ein integrierter Arbeitsraum. Drittens schafft die Veröffentlichung auf OpenCode genuine Transparenz – kein Versprechen, sondern prüfbarer Code.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
Direkte Kosteneinsparung: Im Hochsauerlandkreis werden konkret drei parallele Videokonferenzsysteme (Webex, Zoom, BigBlueButton) durch die integrierte jit.si-Komponente konsolidiert – messbare Lizenz- und Wartungseinsparungen ab Tag 1. Für Verwaltungen mit Microsoft-365-Lizenzen (15–25 Euro pro Arbeitsplatz und Monat) bietet die Ablösung durch oxCAMPUS zusätzlich erhebliches Einsparpotenzial.
Effizienzgewinn durch menschlichere Zusammenarbeit: ivCAMPUS-Kunden berichten von einer bis zu 50-prozentigen Reduzierung formell eingetragener Kalendertermine: Spontane Abstimmungen ersetzen geplante Besprechungen – ein Mitarbeitender klopft an, klärt die Rückfrage in zwei Minuten, arbeitet weiter. Für Führungskräfte löst diese niedrigschwellige Erreichbarkeit das Führen auf Distanz: Verbindlichkeit und Nähe, ohne Kontrollcharakter und ohne Terminbürokratie.
Vendor lock-in’s vermeiden: Lock-ins bestehen nicht nur gegenüber Microsoft. Externe IT-Dienstleister schaffen durch proprietäre Systeme ebenfalls strukturelle Abhängigkeiten. Die Widget-Technologie von oxCAMPUS löst auch diese Abhängigkeit auf: Auf dem Schreibtisch können Anwendungen unterschiedlicher Anbieter eingebunden werden. Verwaltungen sind nicht länger auf das Angebot eines einzelnen IT-Dienstleisters begrenzt.
Flächeneinsparung durch Desk-Sharing: Steigt die Desk-Sharing-Quote von 1,25 auf 1,5, sinkt der Bedarf bei 1.100 Büroarbeitsplätzen von 880 auf 730 Arbeitsplätze. Bei 10 m² je Desk entspricht das rund 1.500 m² Flächeneinsparungspotential – bei 150 Euro Betriebskosten je m² und Jahr rund 225.000 Euro jährlich, allein für einen Landkreis wie den HSK.
Beschäftigungseffekte durch interkommunale Zusammenarbeit: oxCAMPUS ermöglicht geteilte Fachkräfte und gemeinsame Servicebüros über Gemeindegrenzen hinweg. Angesichts des Fachkräftemangels im öffentlichen Dienst erschließt das messbare Effizienzpotenziale: Spezialistenwissen kann geteilt werden, das kein Einzelamt mehr vollständig vorhalten kann.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Ökologisch-soziale Nachhaltigkeit: Durch die Förderung verteilten Arbeitens im virtuellen Büro und Homeoffice werden Pendelwege strukturell reduziert – das senkt CO₂-Ausstoß und den Bedarf an klimatisierten Büroflächen. Ortsunabhängiges Arbeiten fördert zudem die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, ein wichtiger Faktor für Gewinnung und Bindung von Fachkräften im öffentlichen Dienst.
Technologische Nachhaltigkeit: Die OX App Suite ist seit über 20 Jahren im produktiven Einsatz und wird aktiv weiterentwickelt. ivCAMPUS ist bei Kommunalverwaltungen und Landesbehörden produktiv im Einsatz. Beide Komponenten basieren auf offenen Standards (IMAP, CalDAV, CardDAV), strukturelle Herstellerabhängigkeit existiert nicht.
Strategische Einbettung: Die Implementierung im Hochsauerlandkreis ist kein Pilotversuch, sondern der strukturierte Beginn einer langfristigen Transformationsstrategie. Der vierstufige Transformationspfad wird in die kommunale Digitalisierungsstrategie eingebettet, mit definierten Meilensteinen, Entscheidungspunkten und Rollout-Perspektive für weitere Verwaltungseinheiten.
Community-Einbindung: Über die offene Widget-Technologie und API kann die Open-Source-Community eigene Widgets für ihre Anwendungen für den oxCAMPUS-Schreibtisch entwickeln und einbringen. Das Ökosystem ist erweiterbar und nicht auf die Angebote der beiden Kernpartner begrenzt.
Support-Strukturen: Ein vollständiges Partner-Ökosystem, BSI C5-zertifizierte Hosting-Partner, Migrations- und Implementierungspartner, kommunale IT-Dienstleister mit Inhouse-Fähigkeit (§ 108 GWB), sichert langfristigen Betrieb, Wartung und Support.
Ökosystem-Anschlussfähigkeit: Durch auf offenen, internationalen Schnittstellen beruhenden Standards ist oxCAMPUS kompatibel mit dem Deutschland-Stack, openDesk und anderen GovTech-Lösungen aus dem europäischen Ausland. Verwaltungen, die heute migrieren, positionieren sich mit oxCAMPUS im Zentrum des wachsenden öffentlichen Open-Source-Ökosystems.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
Technologische Unabhängigkeit: Der vierstufige Transformationspfad führt Verwaltungen risikoarm aus der Microsoft-Abhängigkeit, ohne Betriebsrisiken im Übergangsprozess. Kein Alles-oder-Nichts-Entscheid, sondern ein selbstbestimmter Transformationspfad mit definierten Ausstiegspunkten aus proprietären Abhängigkeiten, auch gegenüber kommunalen IT-Dienstleistern.
Transparenz durch Open Source und SBOM: Der Quellcode von ivCAMPUS wird auf OpenCode veröffentlicht. Die OX App Suite ist Open Source. Eine Software Bill of Materials (SBOM) dokumentiert alle Komponenten prüfbar und nachvollziehbar. EVB-IT-2026-Anforderungen werden erfüllt.
Open Data und Datenportabilität: oxCAMPUS nutzt ausschließlich offene Datenformate und offene APIs (CalDAV, CardDAV, IMAP, REST). Alle Verwaltungsdaten sind jederzeit exportierbar und in andere Systeme migrierbar. Eine Vendor-Lock-in-Falle auf Datenebene ist architektonisch ausgeschlossen.
Datenlokalisierung, Sicherheit und DSGVO-Konformität: Alle Komponenten werden auf deutschen, BSI C5-zertifizierten Rechenzentren gehostet. Transatlantische Datentransfers finden nicht statt. Aktuelle Sicherheitsstandards (BSI-Grundschutz, EVB-IT, ISO 27001) sind eingehalten. Verwaltungen behalten vollständige Kontrolle über ihre Daten.
Resilienz und europäische Wertschöpfung: Dezentrale Architektur und Unabhängigkeit von einzelnen Cloud-Anbietern stärken die Resilienz gegenüber technologischen und politischen Risiken. Beide Anbieter, Open-Xchange GmbH und ivicos GmbH, sind deutsche Unternehmen mit europäischen Eigentümern; Forschung, Entwicklung und Support erfolgen vollständig in Deutschland.
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