Institution: Stadt Langenselbold
Projektname: Scovadoc Flow
Projektbeschreibung
Scovadoc Flow ist ein Open-Source-Projekt, das aus einem ganz praktischen Problem entstanden ist: In der Verwaltung und auch in kleineren Organisationen landen täglich viele PDF-Dateien, Scans, Belege, Schreiben, Anträge oder Rechnungen in Ordnern. Häufig heißen diese Dateien dann nur „Scan_001.pdf“, „document.pdf“ oder ähnlich. Wer damit arbeiten muss, öffnet die Datei, liest kurz hinein, benennt sie um und legt sie anschließend ab. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und macht vor allem bei größeren Stapeln wenig Freude.
Genau an dieser Stelle setzt Scovadoc Flow an. Das Programm analysiert Dokumente, erkennt wichtige Inhalte und schlägt daraus automatisch einen sinnvollen Dateinamen vor. Dazu können zum Beispiel Datum, Dokumentart, Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Aktenzeichen oder ein kurzer Betreff gehören. Ziel ist kein kompliziertes Dokumentenmanagementsystem, sondern ein Werkzeug, das vor der eigentlichen Ablage hilft: Dateien sollen schneller verständlich, besser sortierbar und später leichter wieder auffindbar sein.
Ein wichtiger Punkt für mich war von Anfang an, dass die Verarbeitung möglichst lokal erfolgen kann. Gerade bei Verwaltungsunterlagen, personenbezogenen Daten oder internen Schreiben möchte man nicht jedes Dokument an irgendeinen Cloud-Dienst schicken. Scovadoc Flow kann deshalb mit lokal laufenden KI-Modellen arbeiten, zum Beispiel über Ollama. Das macht die Lösung besonders interessant für Kommunen, kleinere Einrichtungen, Vereine oder Unternehmen, die mit sensiblen Unterlagen arbeiten und trotzdem moderne KI-Funktionen nutzen möchten.
Die aktuelle Version 2.0.8 wurde unter anderem um IBM LiteParse erweitert. Dadurch verbessert sich die Textextraktion aus Dokumenten weiter. Das ist wichtig, weil PDFs in der Praxis sehr unterschiedlich sind: manche enthalten echten Text, andere bestehen nur aus Scans, wieder andere haben QR-Codes, Barcodes, leere Seiten oder vorgeschaltete Trennblätter. Scovadoc Flow versucht, mit solchen Fällen robust umzugehen und nicht vorschnell die falsche Seite oder einen technischen Trenner als eigentlichen Dokumentinhalt zu bewerten.
Neben der eigentlichen KI-Analyse enthält Scovadoc Flow eine grafische Oberfläche, Eingangs- und Ausgangsordner, Testläufe, Protokollierung, anpassbare Prompts und Vorfilter zur besseren Erkennung von Dokumentarten. Mir war wichtig, dass das Programm nicht nur für Entwickler nutzbar ist, sondern auch für Menschen, die im Büroalltag einfach viele Dokumente sauber benennen müssen.
Das Projekt versteht sich als pragmatischer Beitrag zur Digitalisierung. Viele Stellen haben keine großen Budgets, keine eigenen Entwicklungsteams und nicht immer ein voll ausgebautes Dokumentenmanagement. Trotzdem gibt es jeden Tag kleine Arbeitsschritte, die sich sinnvoll automatisieren lassen.
Scovadoc
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
Der technische Innovationsgrad von Scovadoc Flow liegt nicht darin, ein weiteres großes Fachverfahren zu schaffen, sondern darin, moderne KI-gestützte Dokumentenanalyse in einen sehr konkreten Verwaltungsalltag zu bringen. Das Programm verbindet klassische Textextraktion, Vorfilter, frei anpassbare Prompts und lokale KI-Modelle zu einem Werkzeug, das eingescannte Dokumente automatisch einordnet und sinnvoll benennt. Mit der Erweiterung um IBM LiteParse wurde die Dokumenten- und Texterkennung zusätzlich verbessert, insbesondere für unterschiedlich aufgebaute PDFs und Scans.
Ein wichtiger Punkt ist die lokale Verarbeitung. Dokumente können mit lokal betriebenen Modellen, zum Beispiel über Ollama, analysiert werden. Dadurch lassen sich KI-Funktionen nutzen, ohne sensible Verwaltungsunterlagen zwingend an externe Cloud-Dienste zu übertragen. Das ist gerade für Kommunen ein wesentlicher Aspekt, weil Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und geringe Einstiegshürden zusammenkommen müssen.
Zur Verwaltungsmodernisierung trägt Scovadoc Flow bei, indem es einen alltäglichen, aber zeitintensiven Arbeitsschritt automatisiert: das Öffnen, Lesen, Benennen und Vorsortieren von Dateien. Gerade kleinere Verwaltungen verfügen nicht immer über durchgängig digitale Prozesse oder große Automatisierungsplattformen.
Scovadoc Flow setzt genau vor der eigentlichen Ablage an und macht Dokumente schneller auffindbar, besser strukturierbar und für weitere Verarbeitungsschritte nutzbar. Damit entsteht ein praktischer Einstieg in KI-gestützte Verwaltung, ohne bestehende Systeme sofort ersetzen zu müssen.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
Der wirtschaftliche Nutzen zeigt sich bei Scovadoc Flow vor allem an einer Stelle, die im Alltag oft unterschätzt wird: dem Benennen und Vorsortieren von gescannten Dokumenten.
Ein Beispiel aus einer kleineren Kommune:
Wenn täglich etwa 100 Scans eingehen und eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter pro Datei nur rund 1 bis 2 Minuten benötigt, um das Dokument zu öffnen, kurz zu lesen und sinnvoll umzubenennen, sind das am Tag schnell 100 bis 200 Minuten. Also ungefähr 1,5 bis gut 3 Stunden reine Vorarbeit, bevor das Dokument überhaupt fachlich bearbeitet wird.
Auf ein Jahr gerechnet ist das erheblich. Bei rund 220 Arbeitstagen entstehen daraus etwa 370 bis 730 Stunden. Selbst bei vorsichtig angesetzten internen Kosten von 35 Euro pro Stunde liegt man damit rechnerisch bei rund 13.000 bis 25.000 Euro Arbeitsaufwand pro Jahr. Bei höheren internen Stundensätzen entsprechend mehr.
Scovadoc Flow nimmt der Verwaltung nicht die fachliche Entscheidung ab. Das soll es auch nicht. Es kann aber den einfachen, wiederkehrenden Teil deutlich verkürzen: Datei öffnen, Inhalt erkennen, sinnvollen Namen vorschlagen, Dokument vorbereiten. Wenn dadurch nur die Hälfte der genannten Zeit eingespart wird, ist der Nutzen in einer kleinen Kommune bereits spürbar.
Dazu kommen Dinge, die man nicht sofort in Euro sieht: einheitlichere Dateinamen, weniger Sucherei, weniger Tippfehler, schnellere Übergabe an Kolleginnen und Kollegen und eine bessere Vorbereitung für spätere Ablage im DMS oder in Fachverfahren. Gerade weil Scovadoc Flow lokal und ohne große Lizenzplattform genutzt werden kann, ist der Einstieg wirtschaftlich interessant.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Nachhaltigkeit bedeutet bei Scovadoc Flow für mich nicht nur, Papier zu vermeiden. Der wichtigere Punkt ist, vorhandene digitale Unterlagen besser nutzbar zu machen. In vielen Verwaltungen wird heute zwar viel gescannt, danach entstehen aber wieder manuelle Zwischenschritte: Dateien öffnen, lesen, umbenennen, verschieben, suchen. Scovadoc Flow setzt genau dort an und hilft, diese Arbeit sauberer und dauerhafter zu organisieren.
Die Lösung ist so aufgebaut, dass sie lokal betrieben werden kann und keine große Cloud-Plattform voraussetzt. Das schont nicht nur Budgets, sondern reduziert auch Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern. Gerade kleinere Kommunen können dadurch mit vorhandener Hardware starten und müssen nicht sofort neue, komplexe Systeme beschaffen.
Scovadoc Flow ist bereits auf einem normalen Laptop einsetzbar und arbeitet die Dokumente nacheinander ab. Natürlich benötigt ein Dokument bei Nutzung derartig „schwacher“ Hardware 120-240 Sekunden bis zur Analyse und Dokumentnamenvergabe.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
Für mich stärkt Scovadoc Flow digitale Souveränität an einer sehr praktischen Stelle. Es geht nicht darum, noch eine weitere Plattform einzuführen, bei der am Ende niemand genau weiß, was im Hintergrund passiert. Die Dokumente bleiben vor Ort. Die Analyse kann lokal laufen, z. B. über Ollama mit dem LLM von Mistral. Gerade in einer Verwaltung ist das wichtig, weil nicht jedes Schreiben, jeder Scan oder jede Rechnung an einen externen Dienst übergeben werden sollte.
Die Kommune entscheidet selbst, wie das Werkzeug eingesetzt wird: welche Ordner überwacht werden, welche Dokumentarten wichtig sind, wie ein Dateiname aufgebaut sein soll und welches KI-Modell genutzt wird. Wenn sich später etwas ändert, kann man das anpassen, statt auf eine Produktentscheidung eines Herstellers warten zu müssen.
Der Open-Source-Ansatz spielt dabei eine große Rolle. Der Code kann angeschaut, geprüft und verändert werden. Das ist für mich ein Unterschied zu vielen fertigen KI-Angeboten, die zwar bequem sind, aber am Ende eine Black Box bleiben. Scovadoc Flow soll zeigen, dass KI in der Verwaltung auch kleiner, lokaler und nachvollziehbarer gedacht werden kann.
Digitale Souveränität heißt für mich hier also: nicht nur Technik einkaufen, sondern eigene Handlungsfähigkeit aufbauen. Auch eine kleinere Kommune kann damit ausprobieren, lernen und einen echten Arbeitsschritt verbessern, ohne sich sofort dauerhaft an eine große Cloud- oder Lizenzlösung zu binden.
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