Institution: Kreis Schleswig-Flensburg, Stadt Neumünster, Kreis Pinneberg und Kreis Plön, finanziert von der Europäischen Union
Projektname: MentiLotse
Projektbeschreibung
MentiLotse ist ein Ende-zu-Ende digitalisiertes Fachverfahren, mit welchem Ärzte und Gesundheitsämter in Schleswig-Holstein die Einweisungen nach PsychHG digital erstellen und beim zuständigen Amtsgericht einreichen können. Der Datensatz besteht aus der Ärztlichen Stellungnahme mit Beschreibung des Zustands- und Gefahrenbildes, dem ordnungsrechtlichen Teil und einem Datensatz zur statistischen Erfassung der näheren Umstände des Einsatzes.
Die Erfassung kann offline unter erschwerten Bedingungen erfolgen, die Fallanlage im Backend erfolgt dann bei der Übermittlung der Daten an das zuständige Amtsgericht mit dem OSCI-Verfahren in der beBPo-Infrastruktur, ansonsten unmittelbar online Parallel dazu werden die Daten an die Datenbank im Backend übermittelt, um dort für weitere Bearbeitung zur Verfügung zu stehen. Die oftmals sehr schlecht lesbaren Ausführungen des ausstellenden Arztes werden dem Gericht nun in standardisierter und digitaler Form unmittelbar übermittelt. Die Durchführung der Amtshandlung ist damit auch unter schwierigen Bedingungen offline mit dem Ergebnis eines lesbaren Befundes.
Es handelt sich um eine klassische Mehrschichten-Architektur auf der Basis von Java, Docker und Kubernetes-Orchestrierung mit einem mobilen Frontend. Dieses mobile Frontend ist eine auf Android, iOS und Win11 lauffähige App für den ausstellenden Arzt und die jeweiligen Ordnungsbeamten vor Ort. Zudem existiert eine Benutzeroberfläche am Backend für die Tätigkeiten im Amt. Hier kann der Fall weiter bearbeitet werden und sich ändernde Rechtslagen nachgepflegt werden.
Der Ausbau der Applikation zu einem vollständigen SPDi-Modul für die zugrundeliegende Amtssoftware GA-Lotse ist von der Datenstruktur her mitgedacht und möglich.
Durch separation of concerns werden nicht die Befunde oder der Unterbringungsbescheid als Dokument bzw. Datenaggregat digitalisiert oder eingereicht, sondern die zum Prozess gehörenden Daten und ihre Beziehungen werden gespeichert mit einer entsprechenden Trennung der Nutzeroberfläche von der Logik und der Datenspeicherung. Durch diese Architektur ist das Frontend an andere gesetzliche Anforderungen mit relativ geringem Aufwand anpassbar. Bei allerdings sehr massiv abweichenden Gesetzesgrundlagen zwischen den Bundesländern im Ablauf des Verfahrens und in den Zuständigkeiten werden Eingriffe in die Logik des Backends unvermeidlich sein. Die Nutzeroberfläche ist als responsive UI gestaltet und passt sich dem eingegebenen Datensatz an. Zudem erfolgt hier eine ausgiebige formelle Validierung der Eingaben. Der Zugang über ist über KeyKloak gesichert, die Daten werden verschlüsselt übertragen.
Im Backend erfolgt zusätzlich zur Abspeicherung in der Datenbank eine Wandlung in ein PDF/A zur Ablage beim weiterbehandelnden Klinikarzt und im Amt.
Die Schnittstellen für den Datenexport in die weiterbehandelnde Klinik ist elegant gelöst, sodass auch nicht im System registrierte Ärzte durch Übermittlung eines Secrets die Daten der Unterbringung lesbar übermittelt bekommen, sodass die Daten und Befunde nahtlos in die Unterlagen der Klinik eingefügt werden können. Die Anwendung nutzt die Infrastruktur der Anwendungsplattform GA-Lotse des Gesundheitsamtes der Stadt Frankfurt am Main und fügt sich damit ebenso nahtlos in eine moderne Cloudlösung ein.
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
MentiLotse setzt auf der Cloud-Infrastruktur der Plattform GA-Lotse des GA Frankfurt/Main auf. Es ist im Gegensatz zu den bisherigen monolithischen Amtsanwendungen mit Technologiebasis und User-Experience bzw. Oberflächen aus den späten 80er Jahren des vorigen Jahrhunderts eine moderne, webbasierte Cloudlösung, die offlinefähig ist und mobiles Arbeiten gestattet. Es wird zudem die starre Grenze aufgebrochen zwischen externen papierbasierten und den digitalisierten internen Verwaltungsabläufen, damit ist es ein Ende-zu-Ende digitalisiertes Fachverfahren mit der nahtlosen und medienbruchfreien Einbeziehung externer Stakeholder in den gesamten Arbeitsprozess. Diesen wird eine intuitiv bedienbare und dem Datensatz sich anpassende Oberfläche geboten, welche zudem die Eingaben formal validiert. Dies wird zu einer massiven Reduktion von unlesbaren, unvollständig oder verspätet übermittelten Unterbringungsdokumenten und spürbarer Entlastung der Sachbearbeitung im Sozialpsychiatrischen und Verwaltungsdienst von Nachdokumentationen führen. Die Vernetzung zwischen dem mit der Unterbringung befassten Amt und den weiterbehandelnden Ärzten wird realisiert. Da es sich um eine Anwendung für die Infrastruktur der Applikationsplattform GA-Lotse handelt, werden alle Vorteile einer solchen Cloudanwendung realisiert. Einzelne Module können die in der Plattform generell vorhandenen weiteren Module mit nutzen (Statistik, Kalender etc.), weitere Module aus dem GA-Lotse-Portfolio können in den bereits laufenden Container bedarfsweise deployt werden. Damit ist über die einzelnen Module die sanfte Migration weiterer Aufgabenbereiche der Ämter in die Cloud ohne Prozessbruch möglich.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
Es wurden akribisch die bisherigen Prozesse gemäß BPMN 2.0 analysiert und massive Medienbrüche und Wiederholung einfachster Aufgaben gefunden. Der gesamte Prozess ist bislang papierbasiert und findet auf Selbstdurchschreibepapier statt. Im Ergebnis sind die letzten Durchschläge kaum bis gar nicht mehr lesbar. Insbesondere nach dem Einscannen zur Übermittlung ans zuständige Amtsgericht ergeben sich immer wieder Rückfragen zu unlesbaren Passagen der ärztlichen Stellungnahmen.
Die in Papierform vorliegenden Unterbringungen werden zur Weiterverarbeitung in die Amts-EDV manuell eingegeben und händisch nach ICD codiert. Die Lesbarkeit und die Struktur der Befunde der Scheine machen dies zu einer Tätigkeit mit hohem Zeitaufwand. Es ergeben sich zur Übermittlung der Anträge ans Gericht in Flächenkreisen oftmals lange Fahrtzeiten der Ordnungsbeamten, nur um die Stellungnahmen und den Antrag einzuscannen, begleitende Mails zu verfassen und die EDV nachts zu booten.
Eine Abschätzung des Aufwandes an Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiterinnen in diesem Prozess für die Unterbringungszeiten des Kreises Schleswig-Flensburg und die Hochrechnung auf die geschätzten Fallzahlen in Schleswig-Holstein (eine valide Statistik existiert nicht) ergaben eine grobe Schätzung von 910.000,oo € pro Jahr nur für die Wegezeiten, Papierbearbeitung und die händische Wandlung der Papierdokumente zur elektronischen Übermittlung auf Grund der Medienbrüche.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Die Lösung nutzt die Infrastruktur des GA-Lotsen, eine solide und bereits produktiv eingeführte Open Source Amts-Infrastruktur. Sie kann jederzeit nachgenutzt werden und ist in ständiger Fortentwicklung begriffen. Sie integriert derzeit die unmittelbaren Stakeholder und ist offen für die Entwicklung von Schnittstellen zu weiteren Stakeholdern, z.B. bei Übermittlung von Unterbringungsanträgen aus Klinik-Informationssystemen. Es wird eine erhebliche Menge an Arbeitszeit und damit sinnlose Kosten durch Vermeidung von Medienbrüchen, Fahrtzeiten, Anforderungen von Leseabschriften etc. eingespart. Der Faktor der verringerten Umweltbelastung sollte ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden: Es ist in jedem Falle eine Rückkehr der Ordnungsbeamten ins Amt erforderlich, um die Dokumente zu scannen und per Mail zu übermitteln, was Feinstaubbelastung und Abgase bzw. Energieverbrauch des notwendigen Kfz. zu Folge hat. Zudem sind bei Etablierung des Verfahrens ca. 1200 chemische Selbst-Durchschreibeformulare allein im Kreis Schleswig-Flensburg überflüssig. Bei 13,5g pro Satz und 1200 Dokumentationen sind das pro Jahr nur in einem Kreis in Schleswig-Holstein 16kg chemisch belasteten Papiers, das nicht recycled werden kann, sondern nach Schreddern verbrannt werden muss (EU Altpapier Gr. 5.09.00, NCR). Der Kreis Schleswig-Flensburg hat ungefähr 10% der Einwohnerzahlen des ganzen Bundeslandes.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
Das Projekt ist primär Open Source, wird in enger Zusammenarbeit mit den Entwicklern des GA Frankfurt/M. entwickelt und nutzt eine offene, jederzeit einsehbare und damit einer Sicherheitsprüfung unterziehbare Architektur. Bisherige Lösungen für Behördensoftware sind entweder vollständig closed source, es droht die Gefahr des vendor-lock-in (alle bisherigen Amtssoftwareprodukte für Gesundheitsämter), oder aber existieren für diesen Prozess im Außendienst gar nicht. Mehrschichten-Middleware ist oftmals SAP-basiert, was zu einem vendor-lock-in mit hohen Kosten führt oder aber auf der Basis einer US-amerikanischen E-Governance-Middleware mit Abhängigkeit von ausländischen Herstellern und unabsehbaren Sicherheitsrisiken entwickelt.
Die Lösung MentiLotse auf der Basis einer Open-Source-Entwicklung mit nachgenutzten Grundbestandteilen ist das Beispiel für eine Amts- und länderübergreifende Zusammenarbeit in der autonomen Weiterentwicklung passgenauer Lösungen durch die Verwaltung selbst, welche diese Nachteile nicht aufweist.
Hinzu kommt, dass die gesamte Infrastruktur nach Belieben skaliert, on premises gehostet werden kann, an erfahrene Hoster vergeben werden kann oder in einem kommunalen Gemeinschaftsprojekt durch einen Partner gehostet werden kann (derzeitiger Ansatz des zugrundeliegenden ÖGD-Projektes). Damit wird das Risiko der Abhängigkeit von „Trägern“, Großhostern etc. maximal vermindert.
Für eine sanfte Migration und nahtlose Einbindung in die bisherigen Amtsabläufe und Softwarelösungen in Schleswig-Holstein werden entsprechende Schnittstellen auch zu proprietärer Software bereitgestellt.
Abstimmung
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