Institution: HTWK Leipzig
Projektname: samarbeid
Projektbeschreibung
samarbeid ist eine digitale Kollaborationsplattform, speziell für fallbasierte Organisationen mit geringer Digitalkompetenz, etwa öffentliche Verwaltungen. Sie vereint Aufgaben- und Prozessmanagement, fallbezogene Datenspeicherung, Kommunikation und Dokumentenverwaltung in einem System. Ziel ist, Arbeitsabläufe effizient, strukturiert und datensouverän zu gestalten – ohne Abhängigkeit von proprietärer Software.
Im Gegensatz zu komplexen oder. cloudbasierten Tools setzt samarbeid auf Einfachheit, Transparenz und Selbstbestimmung. Es kombiniert Funktionen aus Trello, Excel oder Dropbox in einer integrierten, anpassbaren Lösung, die Nutzende selbst auf ihre Abläufe zuschneiden können – echte DIY Digitalisierung.
Im Zentrum steht kollaboratives Arbeiten: Aufgaben werden fallbezogen mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Kommentaren versehen und in wiederverwendbare Vorlagen überführt. Kommunikation findet kontextbezogen statt, E-Mail-Fluten werden vermieden. Eine fallbasierte Dokumentenablage, Zeiterfassung, Volltextsuche und digitale Sammelmappen (Dossiers) runden das Angebot ab. Der Vorteil für Verwaltungen: als gemeinwohlorientierte Open-Source Lösung kann samarbeid auf eigenen Servern betrieben und individuell angepasst werden. Das minimalistische Design reduziert Infrastruktur- und Know how-Anforderungen – ideal für kleine Kommunen und Einrichtungen.
Einsatzszenarien reichen von digitaler Aktenbearbeitung über Projektkoordination bis zur Bürgeranliegen-Dokumentation. Der partizipative Ansatz fördert die gemeinsame Weiterentwicklung von Prozessen und stärkt eine lernende Verwaltungskultur. Entwickelt wird samarbeid von einem unabhängigen Team aus Leipzig, das auf Transparenz, Nachhaltigkeit und Community setzt.
Ein öffentliches Demosystem, Beratung und Best-Practice-Vorlagen erleichtern den Einstieg. samarbeid präsentiert sich als datenschutzfreundliches, modulares Open-Source-Werkzeug für die öffentliche Hand – zur Stärkung digitaler Souveränität und kollaborativer Verwaltungsarbeit.
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
Samarbeid kombiniert technische Standardkomponenten zu einem innovativen Kollaborationswerkzeug mit besonderem Design. Erstens integriert es DIY-Prozess- und Aufgabenmanagement, fallbezogene Datenspeicherung und Kommunikation in einem System – so entsteht ein „organisationales Gedächtnis“, das alle wichtigen Bezüge erhält und für Verwaltungsarbeit nutzbar macht.
Zweitens bietet samarbeid hohe Flexibilität: Prozesse lassen sich laufend anpassen, indem Aufgaben oder Datenfelder ergänzt werden. So passt sich das System der Organisation an, nicht umgekehrt.
Drittens können Vorlagen für Abläufe und Dossiers von Menschen ohne IT-Kenntnisse selbst angepasst werden. Dies ermöglicht eigenständige Digitalisierung ohne Abhängigkeit von IT-Abteilungen. Trotz begrenzter Komplexität lassen sich vielfältige und komplexe Szenarien abbilden.
Samarbeid eignet sich besonders für kleine Organisationen oder abgeschlossene Einheiten ohne zentrale Systeme und unterstützt die Verwaltungsmodernisierung mit schneller Umsetzung und hoher digitaler Souveränität.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
Bei der Einführung und Nutzung von Informationssystemen sind vier Kostenblöcke zu beachten: (1) Anschaffung und Lizenz, (2) Wartung und Betrieb, (3) Anpassung und (4) Nutzung.
- Samarbeid ist eine gemeinwohlorientierte Open-Source-Lösung ohne Anschaffungs- oder Lizenzkosten.
- Jede Organisation betreibt ihre eigene samarbeid-Instanz – entweder selbst oder via Hosting-Anbieter. Die Kosten ähneln denen für Nextcloud-Hosting und sind gut kalkulierbar. Regelmäßige Updates sichern Wartung und Sicherheit.
- Samarbeid ist für DIY-Digitalisierung konzipiert, sodass Anpassungen ohne externe Dienstleister möglich sind. Das fördert Akzeptanz und ermöglicht schnelle, passgenaue Änderungen.
- Die Nutzung führt zu effizienteren Arbeitsabläufen und besserer Datenwiederverwendung, was wirtschaftlichen Nutzen bringt.
Zudem verhindert samarbeid Lock in-Effekte, da Daten jederzeit exportierbar und portierbar sind.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufe erfordert eine sehr langfristige Perspektive – bspw. dank langjähriger Aufbewahrungsfristen. Als gemeinwohlorientiertes Open-Source-Projekt sind wir ausschließlich der Community verpflichtet, verfolgen keine Gewinninteressen und können nicht insolvent gehen. Bei samarbeid sind und werden keine Investoren involviert sein. Der Fokus auf ein Minimal Design macht samarbeid technologisch sehr robust und zukunftsfest. Unsere Langfriststrategie hat eher Jahrzehnte statt Quartale im Blick.
Wie können wir das umsetzen? Die Entwicklung von samarbeid hat 2018 an der Universität Jena im Rahmen eines Forschungsprojekts begonnen. Das Kernteam ist heute mit dem InfAI e.v. (Gruppe DIETECH) assoziiert. Dort wird das samarbeid-Projekt und die Community koordiniert – und über die Beteiligung in unterschiedlichen Umsetzungsprojekten finanziert (die auch an anderen Organisationen wie der HTWK stattfinden). Zudem werden Sponsoren und Beiträge aus der Anwender-Community akquiriert. Als gemeinwohlorientierte Organisation ist das InfAI langfristig ein “sicherer Hafen” für das Projekt, so dass die Nachhaltigkeit gesichert ist.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
Samarbeid ist rund um das Thema digitale Souveränität designt. Nach dem Konzept “Eine Organisation, ein samarbeid” betreibt jede Organisation ihre eigene samarbeid-Instanz, in der alle Prozesse, Daten und Dokumente gespeichert sind. Als Open-Source-Lösung kann samarbeid auf internen Servern betrieben werden, so dass volle Kontrolle darüber besteht.
Als Werkzeug zur DIY-Digitalisierung ist samarbeid darauf ausgelegt, dass alle Arbeitsabläufe in samarbeid direkt durch die Nutzenden ohne IT-Kompetenzen angelegt und angepasst werden können – ohne die Einbindung von Externen. Das stärkt die digitale Souveränität der Organisationen, da sie schnell, flexibel und ohne Abhängigkeiten ihre Arbeitsabläufe digitalisieren können.
Samarbeid nutzt ausschließlich Open-Source-Komponenten, die die MIT-Lizenz des Gesamtsystems nicht verletzten. Unsere gemeinwohlorientierte Langfriststrategie stellt eine integre, langfristige Verfügbarkeit von samarbeid sicher.
Abstimmung
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