Institution: HSPV NRW
Projektname: ILIAS
Projektbeschreibung
Der blaue Musketier – Einer für alles, alles in einem
Im Zuge der Digitalisierung und zur Verbesserung der Servicequalität für Studierende und Mitarbeitende wurden zentrale Verwaltungsprozesse in das Lernmanagementsystem (LMS) ILIAS integriert. Ziel war es, papierbasierte und manuelle Abläufe effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Umgesetzt wurden drei zentrale Anwendungsfälle: digitale Prüfungsrücktritte, die Abgabe von Hausarbeiten im Arbeits- und Beamtenrecht sowie die Seminarwahl.
Der bisher per E-Mail organisierte Prüfungsrücktritt wurde durch einen digitalen Prozess ersetzt. Studierende können ihren Rücktritt direkt in ILIAS erklären, erforderliche Angaben erfassen und Nachweise hochladen. Die Verwaltung bearbeitet die Anträge zentral im System, kann Statusänderungen dokumentieren und Rückfragen digital abwickeln. Dadurch werden Bearbeitungszeiten reduziert und Abläufe nachvollziehbarer. Technisch wurde dies über ILIAS-Gruppen pro Studienort und das Tool Datensammlung umgesetzt, inklusive Benachrichtigungsfunktion bei Statusänderungen.
Auch die Abgabe von Hausarbeiten im Arbeits- und Beamtenrecht wurde vollständig digitalisiert. Studierende reichen ihre Arbeiten fristgerecht über ILIAS ein; automatische Zeitstempel, klare Zuordnungen zu Lehrveranstaltungen und Prüfenden sowie digitale Feedback- und Bewertungsmöglichkeiten verbessern die Organisation. Über Buchungspools werden die Studierenden den entsprechenden Bereichen zugeordnet, während Lehrende zentral auf Abgaben zugreifen und Rückmeldungen hinterlegen können.
Die Seminarwahl wurde ebenfalls von manuellen Listen- und E-Mail-Prozessen in ein digitales Verfahren überführt. Studierende wählen ihre Module innerhalb eines festgelegten Zeitraums direkt in ILIAS. Eine Testumgebung ermöglicht die Vorbereitung auf den Buchungsprozess, nach Ablauf der Frist werden die Ergebnisse automatisch veröffentlicht. Nicht erfolgte Wahlen können per Zufallszuordnung ergänzt werden.
Mit dem Projekt „Der blaue Musketier – Einer für alles, alles in einem“ wurde ILIAS zu einer zentralen Plattform für digitale Verwaltungsprozesse weiterentwickelt. Die Lösung reduziert Verwaltungsaufwand, erhöht Transparenz und schafft eine einheitliche, nutzerfreundliche Infrastruktur für Studierende, Lehrende und Verwaltung.
Beschreiben Sie den technischen Innovationsgrad des Projektes und den Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung.
Das Projekt stellt eine gezielte technische Weiterentwicklung bestehender Systeme dar, indem die bereits vorhandene Integration zwischen dem Campus-Management-System ANTRAGO und dem Lernmanagementsystem ILIAS funktional erweitert wurde. Der technische Innovationsgrad liegt insbesondere in der erstmaligen automatisierten Bereitstellung von veranstaltungsbezogenen Strukturen, den digitalen Abgabecontainern für Hausarbeiten. Diese werden systemgestützt direkt aus den in ANTRAGO hinterlegten Daten generiert und automatisch in ILIAS bereitgestellt.
Die Digitalisierung der universitären Verwaltungsprozesse basiert auf dem Open-Source-System ILIAS, das von einer breiten Hochschul- und Verwaltungscommunity genutzt und weiterentwickelt wird. Dadurch ist eine hohe Interoperabilität zwischen verschiedenen öffentlichen Einrichtungen gewährleistet, da viele Hochschulen ebenfalls auf ILIAS setzen und Erfahrungen sowie Weiterentwicklungen gemeinschaftlich einfließen. Die aktive Beteiligung der HSPV NRW im ILIAS-Verein stärkt diesen Wissens- und Entwicklungsaustausch zusätzlich und trägt zur Weiterentwicklung der Open-Source-Community bei.
Ein wesentlicher Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung ergibt sich aus der konsequenten Digitalisierung und Automatisierung bislang überwiegend manueller Abläufe. Durch die Überführung zentraler Prozesse in ILIAS entfallen wiederkehrende Tätigkeiten wie manuelle Dateneingaben, E-Mail-Koordination oder Listenpflege. Dies führt zu einer enormen Effizienzsteigerung, verkürzten Bearbeitungszeiten und einer reduzierten Fehlerquote.
Die Umsetzung erfolgte iterativ und nutzerzentriert nach agilen Prinzipien. Die einzelnen Verwaltungsprozesse – Prüfungsrücktritte, Seminarwahl und Hausarbeitsabgaben – wurden schrittweise digitalisiert und in mehreren Entwicklungsstufen umgesetzt. Während und nach Durchführung der Hausarbeitsabgabe erfolgte eine Befragung /Evaluation durch die beteiligten Nutzergruppen aus Verwaltung und Lehre.
Welchen ökomischen Nutzen hat das Projekt?
Das Projekt generiert einen ökonomischen Nutzen durch die Automatisierung und Digitalisierung zentraler Verwaltungsprozesse sowie die effiziente Nutzung bestehender Systeme. Insbesondere die automatisierte Synchronisation zwischen ANTRAGO und ILIAS und die damit verbundene systemgestützte Bereitstellung von Abgabecontainern für Hausarbeiten als Prüfungsleistung führen zu einer deutlichen Reduzierung manueller Aufwände. Wiederkehrende Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung, Listenpflege und manuelle Datenübertragungen entfallen weitgehend, wodurch personelle Ressourcen effizienter eingesetzt und Bearbeitungszeiten für die Studierenden nachhaltig verkürzt werden.
Darüber hinaus trägt das Projekt zur direkten und indirekten Kostenreduktion bei. Prozesskosten sinken durch standardisierte und automatisierte Abläufe. Die Integration bestehender Systeme vermeidet zusätzliche Softwareanschaffungen und reduziert den Bedarf an parallelen Insellösungen. Alle Hochschulangehörigken nutzen ein System, was die Einübung erhöht, keine zusätzlichen Einarbeitungs- und Fortbildungskosten für neue Systeme verursacht und schnellere Arbeitsprozesse und Akzeptanz für dieses insgesamt schafft.
Ein zusätzlicher ökonomischer Vorteil ergibt sich aus der dezentralen Organisationsstruktur der HSPV NRW mit mehreren Standorten. Durch die einheitliche digitale Abbildung zentraler Prozesse können standortübergreifende Abläufe standardisiert und koordiniert werden, wodurch Abstimmungsaufwände reduziert werden. Schulungs- und Fortbildungsbedarfe können vom E-Learning Team mit abgedeckt werden. Dies ermöglicht eine wirtschaftlich effiziente Verwaltung auch bei steigenden Studierendenzahlen. Ein Mehrbedarf an Personal ist folglich nicht erforderlich. Dadurch das Verwaltung direkt in System von Studium und Lehre arbeiten kann, findet per Definition nicht nur eine Digitalisierung von Verwaltungsprozessen statt, sondern eine digitale Transformation.
Beschreiben Sie die Nachhaltigkeit der Lösung.
Die entwickelte Lösung zeichnet sich durch eine hohe Nachhaltigkeit aus, da sie auf etablierten, langfristig verfügbaren Systemen und strukturellen Verbesserungen zentraler Verwaltungsprozesse basiert. Die Umsetzungsfähigkeit auf andere Hochschulen ist grundsätzlich gegeben, da mit ILIAS ein weit verbreitetes Open-Source LMS genutzt wird und typische Verwaltungsabläufe wie Prüfungsrücktritte, Seminarwahlen und Abgabeverfahren digitalisiert wurden. Anpassungen sind primär auf organisatorischer und rechtlicher Ebene erforderlich, können jedoch flexibel je nach Institution umgesetzt werden.
Durch die Integration in die bestehende Systeme aus ILIAS und ANTRAGO sowie den Verzicht auf umfangreiche Eigenentwicklungen bleibt die Komplexität überschaubar. Die Nutzung standardisierter Prozesse und klar definierter Schnittstellen erleichtert die Pflege, Weiterentwicklung und Dokumentation der Anwendung im laufenden Studienbetrieb. Die Innovation besitzt zudem eine langfristige Relevanz, da sie grundlegende Verwaltungsprozesse adressiert und nicht von kurzfristigen technologischen Trends abhängig ist. Die gewählte Architektur ermöglicht es, zukünftige Anforderungen – etwa weitere Prüfungsabgaben oder organisatorische Anpassungen – flexibel zu integrieren, ohne grundlegende Systemänderungen vornehmen zu müssen.
Die Einbindung unserer Weiterentwicklung in die Open-Source-Community von ILIAS trägt zusätzlich zur Nachhaltigkeit bei. Das Projekt wird langfristig von kontinuierlichen Weiterentwicklungen, bestehenden Supportstrukturen sowie einem aktiven fachlichen Austausch profitieren. Gleichzeitig stärkt die praktische Nutzung im Hochschulkontext die Verbreitung und Relevanz offener Technologien im öffentlichen Sektor. Die Lösung ist fest in die bestehenden Support- und Betriebsstrukturen der Hochschule integriert und wird durch interne IT-Services sowie ergänzende Dokumentations- und Schulungsangebote unterstützt.
Wie trägt das Projekt zur Stärkung der Digitalen Souveränität bei?
Ein zentraler Aspekt des Projekts ist die konsequente Fokussierung auf eine etablierte Open-Source-Lösung. Anstelle mehrerer voneinander getrennter Insellösungen wurde geprüft, wie die spezifischen Anforderungen der Hochschule mit einem zentralen System nachhaltig umgesetzt werden können. Dadurch wird nicht nur die Systemlandschaft vereinheitlicht, sondern auch die digitale Souveränität der Hochschule gestärkt.
Mit der Open-Source-Plattform ILIAS können Verwaltungsprozesse eigenständig umgesetzt sowie durch das E-Learning-Team flexibel an die Bedarfe der einzelnen Dezernate angepasst und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Das im Projekt aufgebaute Know-how zur Nutzung und Anpassung von ILIAS verbleibt dauerhaft innerhalb der Hochschule und kann langfristig genutzt und ausgebaut werden.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten. Der Austausch sensibler Informationen erfolgt DSGVO-konform innerhalb geschlossener Systemgrenzen. Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte in ILIAS steuern den Zugriff auf Daten und gewährleisten die Datensicherheit für Studierende, Lehrende sowie Verwaltungsmitarbeitende.
Die hohe Flexibilität von ILIAS ermöglicht es zudem, Prozesse bedarfsgerecht und eigenständig anzupassen. So kann beispielsweise auf rechtliche Änderungen – etwa im Bereich des Prüfungsrücktritts – kurzfristig reagiert werden, indem erforderliche Formularfelder oder Abläufe direkt im System angepasst werden. Als sich kontinuierlich weiterentwickelnde Organisation ist die Hochschule dadurch in der Lage, neue Anforderungen agil aufzugreifen und technische wie organisatorische Prozesse entsprechend weiterzuentwickeln.
Insgesamt trägt das Projekt wesentlich zur Stärkung der digitalen Selbstbestimmung und Handlungsfähigkeit der Hochschule bei.
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